Con la nube mantendrás a salvo tus datos y los de tus clientes

Si ha pensado llevar su negocio a dar el salto a la nube, es la mejor decisión, ya que tiene muchas ventajas, entre ellas la posibilidad de acceso a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, bien sea móvil, Tablet, laptop, facilitándole el trabajo y sin estar pendiente de actualizaciones, del mantenimiento y además que no sea necesario tener un potente hardware para que el programa funcione, pero tampoco nos podemos olvidar de la seguridad. Y afortunadamente en más de una ocasión, la nube nos permite salvar todos nuestros datos y los de nuestros clientes.

Actualmente, es inaceptable hablar de seguridad informática si no se tiene una copia de seguridad. Esta es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. El sistema de copias se planifica pensando en un fallo de hardware o software de los equipos que tienen la información. Se hacen las copias, pero no todas empresas saben si su sistema funciona correctamente o no. No acostumbran a hacer pruebas para verificar la recuperación de datos.

Ahora bien, tampoco se pueden pronosticar escenarios de desastre al 100% cuando todo lo que hay en la empresa está fallando. Podría pensar, por ejemplo, en un incendio en las instalaciones, para lo cual debía existir una copia física fuera de las mismas.

La nube es una buena opción hoy en día para tener ese plus de seguridad. Pero últimamente con la llegada del fenómeno ramsonware, ese escenario de desastre ha sido mucho más real para las empresas, con todos sus datos cifrados.

Incluso los dispositivos de copia de seguridad que estaban conectados en ese momento   han sido atacados. La información ha quedado inutilizada, por lo que hay que acudir a la copia externa. Y es aquí cuando la nube obtiene una nota de 10 y te ayuda a tener nuestros datos a mano y volver a funcionar de forma rápida.

Como almacenar datos en la nube de forma segura y práctica

Cuando se guardan los datos en la nube, nos podemos encontrar con varias opciones, entre ellas vemos que podemos utilizar la infraestructura cloud simplemente como un almacenamiento externo o tener nuestras aplicaciones online.

Para cualquiera de los dos que escojamos, es indispensable seleccionar un almacenamiento que cumpla con todas las normativas de la LOPD.

Tomemos en cuenta que es muy importante que el centro de datos donde se alojan los mismos esté dentro de la Unión Europea.

El acceso a los datos que tenemos en la nube siempre va a estar protegido por unas credenciales de acceso. Para evitar la vulnerabilidad en el sistema, no se debería usar el usuario y la contraseña  en ningún otro servicio. Lo más razonable es tener diferentes claves, aunque tengas un patrón similar como base, pero siempre diferentes claves.

Lo más optimizado es tener unas claves totalmente “raras” y tener gestor online de claves como la App LastPass o similares. Este es mi caso particular y es muy práctico.

Tampoco es recomendable almacenar, sin más, dichas claves en el ordenador, aun cuando así se haga más cómodo el acceso.

También hay personas que conozco, que las escriben en su móvil o hasta en un papel… Hay gustos para todo… pero ten, por favor, diferentes claves.

Otra recomendación es usar en lo posible, sistemas que tengan verificación en dos pasos. Estos sistemas de verificación se activan cuando introducimos nuestro usuario y contraseña, de manera que nos llegue una clave que debamos colocar en el móvil  o   un mensaje al correo para verificar, etc. De esta forma, aun cuando alguien no autorizado utilice nuestro ordenador y logre obtener nuestra información de acceso, no logrará llegar hasta nuestros datos.

Los datos se pueden guardar en la nube de diferentes maneras

-Sincronización de manera que hay una aplicación en un ordenador o en el servidor que a medida que detecta cambios en los documentos o nuevos archivos los va subiendo a la nube. Un ejemplo serían aplicaciones tipo Dropbox u Onedrive.

-Aplicaciones online, en las que la información que el usuario introduce se guarda directamente en la nube. Este sería el caso de una aplicación de facturación online, por ejemplo. Una vez introducidos los datos y guardados los cambios automáticamente, podemos acceder desde otro ordenador, móvil o Tablet desde cualquier lugar y dichos datos estarán disponibles.

-Copia de seguridad en la nube que se ejecuta normalmente por la noche guardando una serie de carpetas y archivos que previamente hemos definido.

¿Es útil hacer un backup en la nube?

En todos los casos, la información está en la Nube. Tenemos en un servidor remoto nuestros datos que podemos recuperar cuando deseemos.  Tu proveedor será el más idóneo para indicarnos si debemos hacer o no una copia de seguridad adicional caso de las aplicaciones. Siempre hay que tener previsto un escenario de recuperación. Además, sería interesante poder tener una copia local de los datos en la nube.

¿Por qué es interesante el backup en la nube?

En el caso de que ocurra un desastre total, bien sea físicamente como, por ejemplo, un incendio en la empresa o por un malware que cifra e inutiliza todos nuestros archivos y hemos tomado la previsión de haber confiado nuestra información a una plataforma cloud, simplemente tenemos que descargar la información en otro ordenador, en un disco duro externo, etcétera. Y ya se puede trabajar con dichos datos, sin problema.

En el caso de tener aplicaciones online, podemos seguir trabajando de manera continua, ya que lo datos en la nube no se ven comprometidos. Solamente bastará con buscar un nuevo ordenador y seguimos trabajando sin ningún contratiempo. Esto es muy importante, ya que pensemos que sucedería en una asesoría o despacho profesional si algo de esto ocurre en medio de la presentación del IVA trimestral o en plena campaña de la RENTA.

La Nube nos permite quedar bien con las empresas para las que trabajamos, la imagen de nuestra empresa quedaría seriamente comprometida, si debemos avisarle a nuestros clientes que hemos perdido sus datos y que deben facilitarnos de nuevo toda la documentación.

Evita perder datos de tu empresa o clientes.

Debemos tomar en cuenta todas las posibilidades para dar respuesta a estos problemas. Se pueden perder datos bien sea porque se han borrado los archivos, porque se sobrescrito o porque se ha corrompido, cada uno de estos casos es muy diferente uno del otro.

Lo ideal es tener tus copias de seguridad en diferentes dispositivos, tales como, varios discos duros, diferentes servidores o la Nube. Nunca estarán de más, nunca habrá exceso de hardware ya que, llegado el momento de utilizarlos, lo ideal sea contar con varias alternativas para recuperar la información, en este sentido, también es necesario tener al menos una copia fuera de la empresa. Lo agradecerás.

Por lo menos una vez al año, se deben realizar alguna prueba de recuperación real de datos, lo que significa chequear que todo esté funcionando como se programó, para recuperar un archivo concreto, una carpeta o toda la copia de seguridad. Además, así comprobaremos el tiempo real que necesitamos para copiar esos datos o descargarlos desde la nube para tenerlos nuevamente disponibles.

De esta forma tendrás menos sorpresas, en caso de que te suceda algo como lo que te estoy comentando en este artículo.

¿A ti te ha pasado alguna vez? ¿Cómo lo has resuelto? Alguna idea que aportar para otros.

Gracias por tu lectura y ayuda.