Solo 1 de cada 5 empresas que implementan un ERP opta por desarrollar un software a medida, las otras 4 se decantan por comprar un ERP estándar. Las dos opciones tienen desventajas y ventajas que hay considerar y evaluar al tomar una decisión sobre tu futuro ERP.
Si te dispones a implementar un ERP para tu empresa, primeramente debes decidir si implantar un sistema de planificación de recursos empresariales a medida o estándar. Hoy hablaremos de las principales desventajas y ventajas y de cada una de estas opciones, recogimos la opinión de los principales fabricantes del mercado, desarrolladores, consultores y clientes consultados en Internet.
Implantar un ERP estándar
Un ERP comercial, ERP estándar es un paquete de software que es creado por alguno de los tantos fabricantes del sector que deberás elegir y posteriormente adecuar en función de lo que necesita tu empresa.
Ventajas del ERP estándar
- Implementarlo resulta rápido –casi siempre desde los 3 meses- ya que estamos hablando de un software ya existente y con antelación puedes saber cuánto costara. Quien lo fabrica entrega la documentación completa permitiendo acceder al servicio de soporte, información adicional, foros de usuarios etc. También puedes contratar el mantenimiento del sistema ERP al fabricante o a la consultora que realiza la implementación, externalizando esta tarea si es que llegas a tener dudas. Y para finalizar, la continuidad del ERP está garantizada si eliges a un proveedor consolidado.
- Si decidimos adquirir un ERP comercial escogemos una solución que ya está desarrollada por una empresa especialista en este tipo de software y probada por otros clientes, lo cual nos da mayores garantías. Puesto que puedes ver las diversas opciones existentes en el mercado, algunas de ellas muy especializadas e incluso verticales o específicas para tu sector. Puedes ver casos exitosos de otras empresas y las opiniones de múltiples usuarios entre otros.
Desventajas de implantar un ERP estándar
- Ciertamente en la actualidad contamos con una gran variedad de soluciones ERP para todo tipo de empresas o sectores, lo cierto es que al tratarse de un producto ya existente es tu empresa la que debe adaptarse el ERP, y lo ideal seria que el software en que se adapta a la forma en la que trabaja tu empresa. La verdad es que elegir entre todos los ERP disponibles en el mercado es un proceso largo y es posible que te equivoques a la hora de escoger.
- Otro factor a considerar es lo que te cuesta la licencia sumado a los gastos que se necesitan para realizar hacer las adaptaciones en el ERP para poder usarlo en tu empresa, esto subirá es gasto final. Aun así: También es inevitable el ERP por el que te decidas incluya módulos o funciones que no necesitas, por lo que deberás hacer desarrollos a medida para adecuar aspectos particulares de tu actividad que no contempla el ERP. El ERP comercial necesita una infraestructura informática más avanzada que la que realmente necesita tu empresa para funcionar, ya que está creada para un número de usuarios que no siempre se corresponde con la realidad de tu empresa. Para finalizar la elección por la cual te decidas te “atará” al proveedor del ERP durante mucho tiempo porque es complicado cambiar de sistema de gestión empresarial
Implantar un ERP a medida
Escoger un ERP a medida requiere desarrollar casi desde cero un software de planificación empresarial que ha sido programado expresamente para usarlo en tu empresa.
Ventajas del ERP a medida
- Te librará de pagar licencias a quien lo fabrico y esto te dará la libertar de no estar amarrado al fabricarte, entonces podrás hacer el mantenimiento internamente. Al ser creado para tu empresa las funcionalidades del ERP se ajustarán a lo que necesitas y te libraras de pagar por funciones que no requieres, así como verte obligado a implantar una infraestructura técnica posiblemente sobredimensionada respecto a tus necesidades reales.
- Con el ERP de código abierto evitaras iniciar desde cero y pagar licencias por las tecnologías que se usaron en su desarrollo. Y los usuarios de tu empresa se habituarán rápidamente a usar la nueva solución porque se ajusta a su forma de trabajar en lugar de someterlos a adaptarse a procedimientos establecidos en una solución estándar. Por último, un ERP a medida también supondrá un elemento de diferenciación respecto a la competencia al respaldar procesos en los que tu negocio destaca especialmente.
Desventajas del ERP a medida
- Quien desarrolle un software de gestión empresarial propio tendrá que asumir un esfuerzo económico, humano, técnico que muchas empresas no quieren asumir. El tiempo es otro tema a considerar ya que implementarlo resulta más lento. Como es una solución nueva y única no hay certezas de que el resultado final sea el deseado. Se tendrá que contratar a programadores especializados, una vez esté creado el ERP, adquirirán la condición de puntuales ya que nadie más estará capacitado para realizar actualizaciones o modificaciones en el sistema.
- Otro riesgo es que el coste de la solución puede dispararse si surgen nuevos aspectos en el desarrollo. Por otro lado, se tendrá un coste adicional para la formación a los usuarios y desarrollar la documentación del sistema, que tendrá que asumir tu empresa. En cuanto a lo organizativo hay un aspecto que se debe considerar; es que crear un ERP a medida puede consolidar procesos de trabajo internos que tal vez no sean los más eficientes, en vez de adecuarse a las buenas prácticas estándar del sector.
- No es posible acudir al soporte de un proveedor externo para realizar consultas y no está garantizada la continuidad del ERP a menos que tu empresa invierta en actualizarlo.
La siguiente tabla resume los aspectos básicos a tener en cuenta respecto a cada opción:
| Pros y contras de la implantación de un ERP estándar o un ERP a medida | ||
| ERP estándar | ERP a medida | |
| Desarrollo | Lo realiza el fabricante del ERP | Lo realiza tu empresa |
| Licencias | Debes pagar al fabricante | No pagas licencias por el ERP |
| Mantenimiento | Se contrata al proveedor | Lo puede hacer tu empresa |
| Implementación | Rápida (a partir de 3 meses) | Lenta (depende del desarrollo) |
| Coste implantación | Conocido de antemano | No se puede prever con exactitud |
| Proceso selección | Largo | Corto |
| Coste actualización | Alto | Bajo |
| Personalización | Tu empresa se adapta al ERP | El ERP se adapta a tu empresa |
| Funcionalidad | Incluye funciones innecesarias | Solo las funciones que necesitas |
| Documentación y formación | La realiza el fabricante | Debe realizarla tu empresa |
| Soporte | Acceso a soporte del fabricante, foros de usuarios, etc. | No existe soporte externo |
| Vinculación | Dependencia del fabricante | Dependencia del desarrollador |
| Infraestructura | A menudo es compleja | La defines según el desarrollo |
| Continuidad | Garantizada | No garantizada |
Cuatro de cada cinco ERP son estándar
Las dos opciones tienen aspectos a favor y en contra, un estudio realizado por la consultora Panorama en 2012, arrojó que “solo el 21% de las empresas que optan por implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a medida, frente al 79% que opta por un ERP paquetizado” (con diferentes niveles de personalización). Tal cosa ocurre porque muy pocas empresas medianas o pequeñas están dispuestas a tomarse el riesgo de desarrollar un software propio o contratar un desarrollo a medida a un proveedor.
Por otra parte, los productos disponibles que actualmente están en el mercado tienen poco que ver con los primeros ERP, que eran inflexibles y fueron diseñados básicamente para empresas de producción: En la actualidad existe una gran variedad de soluciones de gestión empresarial (tanto empresas grandes o pequeñas etc.) entre las cuales se puede elegir. Aunque las ERP estándar no sea la mágica solución “llave en mano” que prometen algunos fabricantes…
La parametrización es inevitable
De acuerdo con el estudio citado anteriormente de Panorama, “solo el 11% de las compañías que instalan un ERP lo hacen sin realizar ningún tipo de personalización para adaptar la solución a su forma de trabajar (lo que en la jerga del sector se conoce como «parametrización del ERP«). Este porcentaje tan bajo se debe a que no hay dos empresas que sean iguales y por eso ningún ERP puede encajar exactamente en ninguna (a menos quizás que se trate de una compañía nueva que no tenga definidos sus procedimientos de trabajo)”.
La parametrización implica unos gastos que no están siempre contemplados que pueden disparar el coste de un ERP paquetizado. Es de recordar que hasta el 50% del coste de implementar el ERP corresponde a los servicios de consultoría, y el 35% referente al precio de las licencias. Sumado a que la personalización puede tener problemas a futuro.
¿Cuándo es mejor un ERP a medida?
Pudiéramos concluir con lo comentado anteriormente que decidirse por un ERP a medida sería la opción más aconsejable principalmente en los siguientes casos:
- Deseas preservar formas de trabajar exclusivas que te dan una ventaja competitiva.
- Posees los recursos necesarios (un buen departamento de informática).
- Tu empresa realiza una actividad muy específica.
- Cuentas con procedimiento muy definidos y no deseas tener que cambiarlos.
Si las características de tu empresa no son algunas de las anteriormente mencionadas, entonces lo mejor es que te inclines por un ERP estándar ya que tendrás menos costes y tiempo de implementación.
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