FacturaE

La factura electrónica, también denominada Factura E es el proceso de generación de registros de las facturas en forma virtual o electrónica, sin la utilización de papel impreso que tiene por objetivo la reducción de costos operativos en compra de papel, impresión, almacenamiento de papel y de procesos posteriores de captación y almacenamiento de datos. La factura electrónica tiene como principal característica la autenticidad y legalidad suficiente para la realización de todas las actividades de soporte de la transacción de compra venta y es un medio que facilita a las empresas la gestión de su negocio, la automatización de los procesos de compra venta, el pago de impuestos y la contabilidad de las operaciones en forma automática y más precisa.

Los beneficios de la factura electrónica son innumerables, entre los que se pueden mencionar en primer lugar contribuye al mejoramiento del servicio al cliente, ayuda a reducir costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento y conlleva un mayor control documental para la empresa. Entre sus numerosas ventajas está la posibilidad de agilizar el almacenamiento de la información contable, simplificación de los procesos de generación de comprobantes fiscales y la garantía de que la información contenida queda protegida y no puede ser manipulada o modificada.

Existe una normativa de la Administración Pública sobre la Factura E (factura electrónica) la cual define un formato XML para el almacenamiento de la información de las facturas; se trata de un protocolo de seguridad para que los ficheros XML estén firmados digitalmente con un certificado perteneciente al emisor de la factura, lo cual garantiza no ser violada, falsificada o repetida al validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el que fue sellada. Además, este formato permite verificar la identidad del emisor y el receptor de la Factura Electrónica pudiendo validarse con los informes de contabilidad.

La factura electrónica debe contener los mismos campos de la factura tradicional pero en forma automatizada y sin la utilización de papel impreso. Esto supone que debe servir de sistema para controlar la transacción comercial realizada, el sistema de pago acordado, así como el recaudo y cobro de los impuestos sobre las ventas que haya lugar a cada bien, producto o servicio vendido.

Para elaborar una factura electrónica es necesario y preciso contar con los medios electrónicos necesarios para poder realizar el proceso automatizado de facturación; contar con las firmas electrónicas autorizadas y con la seguridad y el respaldo para la exactitud e inviolabilidad de la información. De esta manera, se evitará que personal no autorizado tenga acceso a información confidencial y se contará con mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

Posteriormente, se requiere de la implementación o desarrollo del software especializado para la emisión de la Factura E e integrarlo a los sistemas aplicaciones electrónicas de la empresa. Para ello, los desarrolladores de estos programas de software han creado aplicaciones de fácil manejo y con la propiedad de adaptabilidad a las diferentes características empresariales.

Para finalizar, cualquier empresa que cuente con la plataforma tecnológica y con el personal debidamente capacitado para el manejo del software puede emitir una factura electrónica siempre y cuando se adapte a la normativa requerida por la legislación en materia fiscal y cuente con la autorización del sistema de gestión tributaria de su localidad. Esta tecnología permite manejar grandes volúmenes de negocios de forma automatizada y en tiempo real para facilitar y optimizar los procesos de atención y servicios al cliente.